Karyawan merupakan orang yang bekerja disuatu perusahaan atau lembaga dan digaji dengan uang. Dan setiap karyawan tidak akan lepas dari kinerja, maka setiap pimpinan perusahaan akan memberikan penilaian terhadap kinerja para karyawannya.
Setelah dinilai ternyata kinerja karyawan anda tidak bagus, karyawan anda malas dan tidak disiplin. Memiliki karyawan yang malas dan tidak disiplin biasanya memang membuat atasan menjadi kesal. Banyak atasan menjadi dilema karena ketika ingin mendisiplinkan karyawan justru yang tidak disiplin adalah yang memiliki performance yang baik.
Misalnya karyawan yang jualannya bagus bisa memberikan omset besar tapi tidak disiplin lalu bagaimana caranya supaya anda bisa mendisiplin karyawan-karyawan anda? Kalau kita bicara disiplin hanya ada 3 alasan manusia yang membuat tidak bisa disiplin yaitu karena tidak tahu, tidak bisa dan tidak mau.
Contoh apakah anda bisa menjadi seorang pelari maraton kalau anda tidak mendisiplinkan diri menjadi seorang pelari maraton. Kalau anda tidak tahu caranya maka anda tidak bisa sehingga anda tidak akan mau memulainya.
Atau contoh lain ketika anda ingin kurus tapi saya tidak mau maka tidak akan mungkin saya bisa kurus. Tapi ketika anda mau kurus lalu mencari tau bagaimana cara menjadi kurus kemudian saya melatih skill untuk bisa menjadi kurus dan akhirnya saya putuskan untuk kurus dan lama-lama jadi kurus.
Itu adalah contoh alasan seseorang agar disiplin, tapi kalau dalam konteks pekerjaan bagaimana cara anda bisa mendisiplinkan karyawan anda? berikut adalah cara mengatasi karyawan yang malas dan tidak disiplin :
Banyak Karyawan yang Tidak Memahami Kebijakan
Kebijakan dan prosedur alangkah baiknya tertulis yang isinya menjabarkan tentang panduan dan peraturan perusahaan. Umumnya Kebijakan dan prosedur itu dibuat untuk seluruh karyawan termasuk business owner.
Namun banyak karyawan yang tidak mengetahui ketika diturunkan suatu kebijakan. Hanya beberapa karyawan saja yang tahu, kalau ditanya “kenapa kamu tidak melakukan kebijakan ini? yah saya tidak tahu pak”. Apa sebenarnya penyebabnya? itu karena kebijakan anda tidak jelas.
Cara menuliskan kebijakan dan prosedur itu harus mencantumkan tujuan perusahaan dan tuliskan juga tiap pekerjaan sehari-hari dalam bisnis anda. Buat juga daftar jika kemungkinan terjadi masalah serta kategori dari kebijakan.
Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan dimengerti oleh seluruh karyawan. Jika tidak ada kebijakan yang jelas maka tidak bisa mendisiplin karyawan.
Pastikan Anda Konsisten Menjalankan Kebijakan Itu
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) kata konsisten diartikan sebagai ketetapan dan kemantapan (dalam bertindak). Konsisten merupakan karakter positif yang perlu dikembangkan dan diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari.
Beberapa karyawan yang sudah tahu akan kebijakan perusahaan maka diharapkan bisa konsisten dalam menjalankannya. Namun banyak juga karyawan yang dirasa sulit untuk konsisten, maka anda harus buat tujuan yang spesifik dan realistis.
Pastikan jadwal kegiatan karyawan anda sudah ditentukan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam mengerjakan tugas tersebut. Tentukan juga batas waktu agar pekerjaan tersebut bisa selesai tepat waktu.
Konsisten tidak hanya pada peraturan diperusahaan saja tapi terapkan juga pada diri sendiri. Dan apabila karyawan anda tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya karena tidak konsisten maka terapkan denda sebagai pertanda agar mereka menjadi disiplin.
Contohnya saat menerapkan sebuah denda untuk orang yang terlambat diperusahaan anda, yang terlambat 1 menit atau lebih maka dikenakan denda Rp 50.000. untuk bisa konsisten diharapkan kebijakan yang diterapkan jangan sampai longgar dan tanpa pengecualian. Jadi kalau anda mau menggunakan aturan main untuk mendisiplinkan karyawan anda harus bersikap konsisten yah.
Ciptakan Sebuah Proses Eskalasi
Supaya karyawan yang bekerja bisa melakukan penyampaian maka diperlukan proses eskalasi yang berlaku dari atasan ke bawahan. Apa itu proses eskalasi? Proses eskalasi adalah suatu proses dimana karyawan harus memberikan masukan seperti memberikan pandangan yang lebih baik dan menguntungkan untuk perusahaan.
Kemudian anda tetapkan aturan main yang baru, jika proses eskalasi ini tidak ada maka karyawan akan bekerja tetapi tidak sepenuh hati atau ogah-ogahan. Karyawan mungkin akan disiplin tetapi tidak sepenuh hati dan akan menjalankannya tidak 100%.
Yang akhirnya membuat orang menggunakan aturan main itu menjadi lemah, ketika anda tidak suka dengan perilaku karyawan maka banyak atasan yang tidak berani menegur dan melakukan eskalasi dengan mengangkat kepermukaan.
Contohnya karyawan A nih meskipun penjualannya hebat, penjualannya bagus tapi tidak disiplin kalau datang sering terlambat dan tidak mendapatkan teguran dari atasan berbeda dengan karyawan B, mentang-mentang karyawan baru yang penjualannya biasa-biasa saja saat ia telat maka dapat teguran. Anda harus bisa menyama ratakan semua orang dan bisa melakukan eskalasi.
Cek Apakah Aturan Anda Sudah Tertulis
Aturan adalah suatu pedoman agar manusia dapat hidup secara tertib dan teratur. Jika tidak ada peraturan maka dalam kehidupan manusia bisa bertindak sewenang-wenang, tanpa kendali dan sulit untuk diatur.
Alangkah baiknya peraturan dibuat secara tertulis dan mengikat serta memiliki sanksi yang tegas. Pastikan anda cek apakah di perusahaan anda banyak aturan yang sifatnya lisan atau informal? Kalau iya maka segera ubah menjadi tertulis.
Semua in-discipliner harus tertulis, kalau ada orang terlambat harus tercatat seperti jam berapa dia datang dan jam berapa dia pulang itu harus tercatat. Dengan anda memiliki pencatatan tersebut maka anda bisa melakukan eskalasi dengan lebih faktual karena ada faktanya. Buatlah peraturan anda tertulis dan pelanggaran pun ketika terjadi harus tertulis.
Standarisasi
Standarisasi merupakan proses penentuan spesifikasi suatu produk (ukuran, bentuk dan karakteristik lainnya). Dengan standart anda akan terbantu untuk memiliki konsistensi dan bisa membuat orang akrab dengan hal tersebut.
Contohnya kalau anda mengeluarkan Surat Keputusan (SK), dimana bentuknya harus sama dari awal sampai akhir. Setiap kali anda membuat Surat Keputusan itu jangan banyak variasi mulai dari penomorannya, judulnya, susunannya.
Format Surat Keputusan untuk menegur atau untuk pelaporan karyawan itu diseragamkan. Misalnya untuk mendisiplinkan karyawan caranya adalah dengan mengumumkan atau dengan mempublikasikan jumlah keterlambatan perorang dalam sebuah laporan dan diumumkan ke seluruh karyawan.
Hal itu dilakukan tidak pandang bulu, bisa seorang Manager, Office Boy, Supir, Kurir dari semua departemen. Didalam laporan itu tertulis jumlah kehadian dan jumlah keterlambatan, jadi anda bisa menilai kinerja karyawan dilihat dari segi absensi.
Itu juga berlaku pada diri anda sebagai business owner, apakah anda juga sering telat? Kalau iya maka anda akan malu dan berusaha untuk bisa ontime.
Anda Harus Berbicara Fakta Dimana Emosi Tidak Akan Menyelesaikan Masalah
Ketika anda sudah memiliki laporan karyawan yang tidak memenuhi standarisasi tadi, artinya anda punya bukti atau fakta yang objective untuk membuat hukuman. Fakta itu sangat penting karena orang itu harus mengerti bahwa atasan dan tim memiliki kepentingannya sama yaitu ingin sukses dan maju.
Atasan dan tim ingin perusahaan ini berkembang namun kalau karyawan tidak memiliki perilaku yang sama yang bisa dilihat dari data-data ini. Misalnya karyawan anda setiap bulan faktanya 15 hari terlambat, bagaimana cara karyawan anda menjelaskan? dan bagaimana karyawan anda mau memperbaiki?
Cari tahu dulu fakta yang anda dapatkan apakah ada faktor yang membuat dia terlambat atau memang sebuah kesengajaan? Kalau memang ada hal lain yang membuat dia selalu terlambat maka anda harus mencari solusinya, tapi kalau itu kesengajaan anda juga harus tahu apa yang harus dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Misalnya ada karyawan yang tempat tinggalnya sangat jauh sehingga dia selalu terlambat dan kalau selalu melanggar kebijakan perusahaan bisa dipastikan ia akan dikeluarkan atau mengundurkan diri, tapi saya butuh karyawan ini jadi saya harus melakukan sebuah tindakan yaitu memberikan ia kos-kosan supaya tidak terlambat lagi.
Jadi sebelum anda memutuskan atau berbicara sesuatu, anda harus lebih objective pada data-data yang dimiliki yah.
Merespect atau Menghormati Aturan yang Dibuat
Sebagai pemilik usaha biasanya memiliki aturan main dalam menjalankan bisnisnya dan hal tersebut harus dilakukan dengan baik oleh karyawannya. Karyawan tidak bisa seenaknya bertindak diluar aturan itu, karena bisa mengakibatkan kerugian pada perusahaan.
Banyak hal-hal peraturan yang wajib dipatuhi ditempat kerja, salah satunya adalah menghormati dan menghargai semua orang yang ada dikantor, datang tepat waktu, menjaga ketertiban dan keamanan kantor, merawat barang-barang kantor dan masih banyak lainnya.
Sejujurnya kegagalan terbesar pada sebuah bisnis itu bukan pada aturan mainnya tetapi karena banyak karyawan anda atau anda sendiri yang tidak menghormati aturan itu. Anda yang membuat aturan lalu tidak mengikuti aturan tersebut dan menjadi contoh karyawan anda sendiri.
Pada saat anda sendiri tidak menghormati aturan yang sudah dibuat maka akhirnya peraturan anda itu tidak tanggapi secara serius oleh karyawan. Tapi kalau anda konsisten disaat ada pelanggaran sekecil apapun maka akan mendapatkan sanksi dan ini akan menciptakan sebuah perubahan.
Pada saat karyawan anda sudah tahu akan peraturan yang dibuat tapi masih tetap dilanggar dan tidak dihormati maka anda harus memberikan penegasan dan memberikan aturan main yang ketat.
Anda Boleh Meminta Karyawan Untuk Memberikan Response Setiap Kali Anda Mendisiplin Mereka
Sebagai atasan yang baik biasanya dalam membuat peraturan akan melibatkan pandangan dari karyawannya. Apa gunanya? Karena dalam peraturan itu memiliki tujuan yang sama antara atasan dna karyawannya yaitu menjadikan bisnis dan karir semakin sukses dan berkembang.
Setiap kali anda memberi peringatan dan hukuman, ada baiknya anda harus mengetahui alasannya dahulu. Apakah memang benar-benar masuk akal atau kesengajaan? Kalau alasannya masuk akal maka bisa menciptakan sebuah kesepakatan.
Contohnya karyawan anda terlambat dan keterlambatannya itu masuk akal akhirnya ada kesepakatan baru diperaturan yang sudah ada. Memberikan kesempatan pada karyawan untuk menyampaikan pandangan mereka dalam kasus-kasus tertentu itu sangat penting.
Pendapat mereka harus didengarkan tetapi bukan berarti disiplin tidak berjalan justru setelah anda mendengarkan anda tetap menegakkan kedisiplinan tersebut. Dan kesepakatan itu harus disampaikan ke semua karyawan yang lain bahwasanya disiplin pada aturan itu ada dan dipatuhi secara bersama-sama.
Kalau Anda yang Melanggar, Anda Kena Konsekuensi Juga
Banyak atasan yang bersikap semena-mena pada karyawannya, terutama perihal peraturan perusahaan. Istilah umumnya adalah atasan tidak pernah salah, seperti kebal terhadap aturan yang dibuatnya sendiri.
Semua karyawan ingin memiliki atasan yang baik dan bisa menjadi contoh dalam membangun pribadi dan karirnya. Kalau ingin menciptakan bisnis yang sukses harus memiliki karyawan yang berkualitas tapi bagaimana bisa kalau atasannya tidak bisa mencontohkan hal-hal yang baik.
Contohnya kalau atasan datang terlambat maka tidak kena sanksi atau konsekuensi karena merasa yang membuat aturan main dan kalau karyawan anda terlambat mereka juga tidak mau kena konsekuensi.
Jadi harus ada kesamaan yah dalam hal peraturan agar tidak ada pemikiran mentang-mentang atasan maka tidak kena konsekuensi.
Anda Harus Memiliki Goal
Goal atau tujuan dari kedisiplinan yang anda ciptakan ini bisa dilihat dari kinerja karyawan dan kesuksesan bisnis anda. Pengaruhnya tidak hanya dirasakan oleh perusahaan saja tapi bisa juga dirasakan oleh orang lain atau customer anda.
Misalnya ditempat saya kerja selalu diadakan briefing setiap jam 08:30 sampai jam 08:45, pada briefing itu kami biasa berdoa untuk keluarga, customer dan untuk semua hal yang dilakukan pada pekerjaan mereka.
Kami terbiasa memberikan masukan kepada rekan-rekan kerja dan kami juga melakukan sebuah interaksi komunikasi sehingga mereka bersemangat serta hatinya itu nyaman, bahagia serta gairah yang luar biasa, so jadi tidak ada alasan buat kita untuk tidak menciptakan disiplin dalam bisnis kita.
Kedisiplinan yang kita ciptakan ditempat kerja akan membuat suatu kemudahan dalam mencapai target yang ditentukan. Jadi kalau mau sukses harus disiplin yah, semoga bermanfaat.
Tom MC Ifle salam pencerahan
