Setiap posisi jabatan dalam sebuah perusahaan atau organisasi tentu memiliki peranan pentingnya masing-masing. Baik itu sebagai Admin, Finance, Personal Assistant, Media, Sales atau divisi-divisi lain, bahkan Manager.
Sebagai atasan langsung bagi karyawan yang selalu ada di perusahaan, seorang manager bertanggung jawab atas kinerja semua tim. Dengan kata lain tugas paling mendasar seorang pemimpin langsung tentu harus bisa mengarahkan dan mengawasi tim untuk bekerjasama mencapai tujuan atau target yang telah di tentukan.
Namun tidak semua manager tahu dengan jelas apa yang menjadi tugasnya secara detail. Bahkan mungkin Anda pernah bertemu dengan orang-orang yang sudah menjadi manager namun tetap merasa pusing dan bingung dengan tugasnya yang tak kunjung beres atau malah tidak optimal dalam menjalankan tugasnya.
Di perkuat dengan salah satu statistik yang di lakukan oleh Harvard mengatakan bahwa 58% manager tidak pernah mendapatkan pelatihan tentang managerial skill. Jadi separuh dari manager dan supervisor di luar sana tidak pernah mendapatkan training resmi how to become a manager.
Sebab hampir semua supervisor atau manager yang di angkat menjadi pemimpin langsung karena dilihat dari lamanya bekerja (senioritas) dan ini bisa menjadi masalah yang pada akhirnya membuat business owner pusing menerima tugas yang di berikan kurang maksimal.
Bahkan bisa saja seorang manager malah mengerjakan pekerjaan staff ataupun jika ia mau menyelesaikan pekerjaannya tetapi dihalang-halangi oleh business owner, sebab pemilik bisnis sendiri juga tidak paham akan tugas managernya.
Oleh karena itu, mari belajar 10 hal yang saya percaya bisa memberikan Anda ide tentang how to become basic dalam hal managerial skill yang mungkin di tinggalkan atau jarang sekali di lakukan, yaitu sebagai berikut:
1. Planning
Seperti kita ketahui bersama bahwa apa pun yang mau kita raih tentu direncanakan dulu sebelum di jalankan, tetapi bukan sekedar rencana saja. Planning yang di maksud secara sederhananya adalah jika Anda sebagai manager maka harus tahu bagaimana cara menghasilkan baru merencanakan.
Misalnya Jika Anda ingin ke Bali, yang harus di ketahui sebelum berangkat tentu jalan yang paling cepat antara lewat darat atau laut. Dan juga bisa pergi secepat mungkin dengan biaya yang semurah mungkin.
Nah, berapa banyak dari manager jika di kasih target tetapi tidak pernah mencapai omset yang di targetkan? Dan itu tandanya bahwa manager tidak tahu caranya mencapai target dan akhirnya menjadi berantakan.
2. Organizing
Fungsi Pengorganisasian (organizing) dalam manajemen adalah proses mengatur tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap individu. Menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Dan bukan hanya mengatur orang tapi semua sumber daya yang di miliki termasuk uang, mesin, waktu dan lain-lain.
Dan jika Anda seorang manager tentu harus tahu tentang how to desain sebuah sistem yang bisa mempermudah pekerjaan tim. Misalnya saya selalu mengajarkan sistemasi bisnis tujuan besarnya adalah mempermudah pekerjaan anak buah (tim).
Karena saya tahu bahwa tim yang mudah dalam bekerja akan lebih produktif dari pada tim yang kerjanya puyeng, sakit kepala dan tak tahu cara menyelesaikan masalah dan akhirnya membuat mereka terhambat produktivitasnya.
Atau contoh lain karena kebetulan lagi berada disebuah kafe namanya caffeinee, tepatnya di MOI. Kafe ini sangat cantik, desainnya bagus, menarik dan servicenya juga cepat. you know why? karena si manager memberikan atau menciptakan sebuah sistem yang mempermudah karyawan bekerja dengan lebih cepat dan itu adalah tugas dari seorang manager yang sesungguhnya.
3. Staffing
Fungsi atau tugas manager yang ketiga adalah staffing. Staffing pada umumnya dikatakan sebagai proses perekrutan kandidat yang memenuhi syarat di suatu organisasi atau perusahaan untuk posisi tertentu. Ini merupakan salah satu fungsi terpenting seorang manager untuk mendapatkan personel yang tepat di pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dengan cara yang benar.
Yang di maksud dengan cara yang benar bila di sederhanakan berarti seorang manager harus tahu dan mengerti psikologi, mengerti komunikasi, mengenal karakter, mengevaluasi keterampilan, pengetahuan dan bisa mengukur kemampuan seseorang.
4. Direct guiding
Direct guiding terdiri dari dua kata kerja yang memiliki perbedaan. Direct itu sendiri adalah untuk mengatur, mengontrol. Sedangkan guiding berasal dari kata guide menunjuk pada seseorang atau sesuatu yang berfungsi untuk memimpin dengan mengadakan kursus atau jalur dengan menunjuk seseorang atau lembaga untuk menawarkan informasi atau penjelasan.
Ambil contoh, misalnya saya menjadi seorang business coach, tentu saya melakukan investigasi di lapangan, turun langsung ke lapangan untuk melihat pekerjaan klien dan melihat apa yang mereka jalankan.
Karena saya mengerti apa itu Lean Manufacturing? Apa itu Six Sigma? Apa itu Triz? Serta bagaimana sebuah bisnis itu bekerja dengan efektif dan benar? Maka saya bisa memberikan guidance agar mereka bisa mencapai hasil yang lebih baik.
Bahkan ada sebuah kasus sebut saja printing company dengan 4 orang yang bekerja di tempat hanya dalam waktu 15 menit. Saya meng-coach mereka untuk bisa mencapai hasil yang sama dengan dua orang karyawan.
Dan itu berhasil, sebab saya meng-guide on the spot . Inti dari cerita ini bahwa seorang manager jangan hanya berada di balik layar, Anda harus bersama-sama dengan tim untuk mampu meng-guide directly di lapangan.
5. Motivating
Motivating bisa berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan dari atasan kepada tim agar mereka lebih bersemangat melakukan tugas atau pekerjaan sesuai yang di harapkan perusahaan sehingga menjadi berhasil dan berdaya guna. Motivasi terdiri dari dua pilar yaitu empowering and encouraging.
Empowering artinya Anda memberi kepercayaan, kekuatan atau kekuasaan kepada seseorang untuk melakukan tugasnya. Dan encouraging artinya membangun percaya diri seseorang. Nah, coba di perhatikan berapa banyak manager yang malah mengambil alih pekerjaan atau bahkan menurunkan rasa percaya diri karyawan dengan kata-kata yang negatif.
6. Mengalokasikan Sumber Daya
Mengalokasikan adalah menentukan banyaknya barang yang di sediakan untuk suatu tempat. Misalnya perusahaan mengalokasikan tempat untuk menempatkan fasilitas-fasilitas yang di berikan agar Anda sebagai manager bisa mempermudah karyawan bekerja, menjadi lebih rapih dan nyaman.
Dan juga agar perusahaan dan karyawan memiliki kebersihan, serta alokasi sumber daya dan infrastruktur yang rapih serta karyawan pun lebih bersemangat dalam bekerja. Sumber daya adalah suatu nilai potensi yang dimiliki oleh suatu materi atau unsur tertentu dalam kehidupan.
Sumber daya tidak selalu bersifat fisik, tetapi juga non-fisik (intangible). Sumber daya ada yang dapat berubah, baik menjadi semakin besar maupun hilang, dan ada pula sumber daya yang kekal (selalu tetap). Yang lebih penting lagi untuk di perhatikan bahwa bukan hanya sumber daya manusianya saja.
Tetapi juga harus bisa memastikan benda-benda yang dipakai oleh tim terawat dengan baik atau fasilitas yang diberikan kepada Anda benar-benar terjaga tujuannya agar tidak menyulitkan pekerjaan. Ini tugas keenam seorang manager.
7. Monitoring Progress
Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program atau memantau perubahan, yang fokus pada proses dan keluaran. Dalam keseharian Anda sebagai manager monitoring progress itu seperti Anda memastikan tugas yang diberikan sudah berapa jauh Anda menyelesaikannya, apakah mendekati atau menjauhi target.
Atau sama seperti ketika Anda sedang bawa mobil yang pastinya Anda melihat dashboard, kilometer, jarum spidometer untuk memastikan apakah kecepatan atau kelambatan. Yang artinya semua itu harus dalam pengawasan Anda sebagai leader.
Semoga seorang manager bukan hanya memonitor anak buah langsung tetapi juga terhadap lingkungan, tim, dan rekan kerja lainnya.
8. Kontrol
Sebelumnya telah di bahas tugas lain seorang manager yaitu monitoring. Untuk tidak menimbulkan kebingungan dalam membedakan antara monitoring dan kontrol maka akan di bahas secara garis besarnya untuk perbedaan kedua tugas tersebut.
Seperti yang telah kita ketahui sebelumnya bahwa monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program. Sedangkan kontroling adalah proses memastikan progress yang sedang berjalan benar-benar terjadi dan terwujud sesuai dengan yang di targetkan.
Seperti misalnya memastikan tim benar-benar mengejar target sesuai dengan harapan perusahaan. Nah, jika di lihat dari penjelasan tersebut monitoring bersifat pasif dan kontrol bersifat aktif. Ada sebuah kasus yang menarik dari sebuah company yang memiliki karyawan tidak begitu banyak.
Dengan seorang manager yang lebih suka main game, lebih senang berada di balik layar, jarang di kantor dan walaupun ke kantor tidak terlalu aktif. Dan saya pernah bertemu manager ini di Kemayoran sedang bermain golf sementara harapan dia timnya berkembang dan sukses.
Tentu ini sesuatu hal yang sangat-sangat sulit ketika saya menyampaikan kepada business owner bahwa saya bertemu managernya sedang bermain golf dan menanyakan apakah ini merupakan bagian dari job description manager?
Dan jawabannya tentu tidak termasuk dalam job description tetapi si manager di berikan kesempatan untuk networking. Lalu apakah yang dilakukan manager tersebut mempengaruhi kinerja tim atau apakah bisnisnya berkembang dan bertumbuh sesuai dengan prestasi manager? Ternyata tidak seperti itu juga, karena networkingnya tidak berpengaruh apa-apa.
9. Informing
Informing biasanya berkaitan dengan promosi atau iklan yang memberikan informasi detail kepada customer agar mengenal produk yang sedang di tawarkan. Tetapi jika berkaitan dengan seorang manager lebih kepada penyampaian informasi bukan hanya keatasan saja atau ke bawahan saja tetapi juga ke samping.
Dan memastikan orang-orang yang ada disamping, diatas dan dibawah tahu progress, tahu issue, tidak perlu menyalahkan atau bisa berkoordinasi. Lalu menyampaikan koordinasi dan memastikan koordinasi terjadi.
10. Menciptakan Report
Menurut Lutter M. Gullik Reporting merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan atas segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.
Lebih singkatnya bahwa report adalah sebuah tools untuk mendokumentasikan progress. Dengan Anda bisa mereport kepada atasan dan memastikan bahwa progress disampaikan kepada tim dan harus mengerti.
Jadi report ini membuat manager bisa mengerti dan melakukan thinking time dan memastikan apa yang telah di lakukan sudah sesuai. Bila sudah benar thats good dan jika belum you have to do something different .
Demikian penjelasan tentang 10 Tugas Utama Manager Yang Membuat Bisnis Maju. Semoga tips ini bermanfaat.
Tom MC Ifle,
Salam pencerahan.
